Excelは柔軟で、すぐに始められる優れた道具です。問題はExcelそのものではなく、一つのファイルに入力・保管・集計・承認・共有のすべてを任せることです。
移行を検討する5つの基準
1. 同時に編集する人が増えた
上書き、入力場所の衝突、誰が変更したか分からない問題が増えます。
2. ファイルやシートをまたいで転記している
転記回数に比例して、漏れや重複、数式のずれが増えます。
3. 閲覧できる範囲を人ごとに変えたい
担当店舗だけ見せる、個人情報を制限するといった権限管理は、ファイル単位では難しくなります。
4. 過去の状態を正確に残したい
上書き更新では「先月末時点でどうだったか」を後から再現できないことがあります。
5. 件数増加で集計が重くなった
ファイルを開く、数式を再計算する、検索する時間が日常業務を妨げ始めます。
全部を移行しなくてもよい
入力や一時的な試算にはExcelを残し、正しい原本の保管、定期集計、権限管理だけをデータベースへ移す方法もあります。
移行前に整理するもの
- 誰が入力するか
- どの項目が必須か
- どの数字を集計するか
- 修正履歴を残す必要があるか
- 誰がどこまで閲覧できるか
画面を作る前にこのルールを決めることで、新しい仕組みでも同じ混乱を繰り返さずに済みます。
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現在のファイル形式を大きく変えず、毎月の集計を改善したい場合は、複数のExcel集計をPower Queryで自動化する方法をご覧ください。
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