複数のExcel集計をPower Queryで自動化する方法

店舗や部署からExcelを集め、集計用ファイルへコピーする。月に一度の作業でも、ファイルが増えるほど確認と修正に時間がかかります。

このように同じ形式のファイルを繰り返しまとめる仕事は、Power Queryで改善できる可能性があります。大がかりなシステム開発の前に試せる、現実的な選択肢です。

Power Queryで変えられること

Power Queryは、Excelの「データの取得と変換」に使われる機能です。元データへ接続し、不要な列の削除、データ型の変更、複数データの結合などを手順として保存できます。次回からは、同じ手順を一から繰り返すのではなく、データを更新して再実行できます。

Microsoftも、Power Queryの基本的な流れを「接続・変換・結合・読み込み」の4段階として説明しています。詳しい機能や対応環境は、Microsoft公式のPower Query解説で確認できます。

たとえば、次の作業が対象になります。

同じ列構成のファイルが複数ある場合は、専用フォルダーへファイルを置き、そのフォルダーをPower Queryの取得元にします。

基本的な流れは次のとおりです。

Microsoftの公式手順でも、同じ構造の複数ファイルを一つのテーブルへまとめる方法が案内されています。

Power Queryを設定しても、入力ファイルの形が毎回変わると更新に失敗します。先に次のルールを決めておく方が重要です。

「売上」「売上金額」「金額」のような表記ゆれをなくします。列の順番が変わっても列名で対応できる場合がありますが、列名そのものが変わると別の項目として扱われます。

日付の列へ「未定」、金額の列へ「なし」と入力すると、データ型をそろえにくくなります。未確定をどう表すかもルールにします。

タイトル、担当者名、注釈などを表の上に置くと、ファイルごとに読み取り位置がずれやすくなります。集計用データは、1行目を見出しにした単純な表へそろえます。

フォルダー接続では、配下のファイルも処理対象になり得ます。Microsoftも、対象だけを専用フォルダーへ置き、形式や構造を統一するよう案内しています。

最初から年間分や全店舗分を対象にする必要はありません。

自動化したから確認しない、ではなく、確認方法まで仕組みに含めることが大切です。更新日時、読み込んだファイル数、明細件数、合計値などを毎回確認できるようにします。

この段階なら、既存のExcelを生かしながら改善できます。

Power Queryは強力ですが、入力画面、権限管理、承認、監査ログまでをまとめて解決する仕組みではありません。管理対象が増えたら、Excelを完全に廃止するのではなく、入力や試算には残し、原本データの保管と集計をデータベースへ移す方法も検討します。

ツールの設定だけでなく、この運用が決まって初めて、毎月安心して使える集計になります。